Achetée par Paul Ricard en 1958, L’île des Embiez est propriété de la société Paul RICARD. Ouverte au public, l’île s’étend sur 95 hectares en face du Var. Elle accueille chaque année plusieurs milliers de visiteurs. L’île est dotée d’une grande variétés d’actifs immobiliers et fonciers : un port de 750 anneaux, une flotte maritime, un hôtel 4 étoiles, des appartements accessibles en location et même un domaine viticole ! Aux Embiez, les pannes et les routines d’entretien sont l’affaire d’une petite équipe efficace et dynamique. Mais il leur manquait un équipement pour faciliter la gestion des activités : un inventaire exhaustif, des modes opératoires formalisés, un historique précis des matériels… en un mot une GMAO. Après un appel d’offre rondement mené c’est le logiciel CARL Source Facility qui a été choisi.
La puissance de la GMAO sur un monde en modèle réduit
L’ile des Embiez possède 8 bateaux confiés au Service Marine dont un mécanicien gère la maintenance quotidienne. Le carénage s’impose pour les opérations réglementaires ou plus compliquées.
Le Service Port, qui accueille 680 bateaux à l’année, entretient les équipements dévolus aux plaisanciers et aux trajets quotidiens des employés ; il doit pouvoir déclencher les interventions sur un mouillage ou sur un bateau.
Le technicien de l’hôtel traite 20 appels par jour.
Face à la multiplicité des besoins, la SAPR, propriétaire de l’île, choisit en 2019 de bâtir une plateforme commune de gestion, afin de :
- Se donner les moyens de disposer d’un historique et d’une visibilité des pannes et des maintenances
- Mieux gérer les demandes, les interventions, les urgences
- sa facilité de paramétrage,
- Mettre en place les outils et les process qui accompagneront le changement des équipes
CARL Source est retenu ; les process de maintenance sont entièrement dématérialisés, de l’émission d’un signalement avec l’application CARL Flash, à la notification de l’intervention et au compte rendu du technicien avec l’outil mobile CARL Touch.
Les Embiez, son port, ses hôtels et son domaine viticole
Les bénéfices de logiciel GMAO CARL Source Facility chez Les îles Paul Ricard.
Déploiement du logiciel GMAO CARL Berger-Levrault
La direction technique compte un directeur et deux responsables, dont William Veckman, Responsable Entretien Maintenance et Sécurité. Son service comprend aussi un électricien et un frigoriste. Familier de la GMAO depuis 25 ans, William se charge lui-même de l’inventaire : « Je programme un bâtiment par semaine, je conduis ceci comme une prise en charge technique ».
Pour que les habitudes évoluent « l’idée a été de travailler avec tous les services, de mettre en place un workflow et des tableaux de bord adaptés à chacun. A chaque étape nouvelle il y a un accompagnement de proximité pour veiller à la pleine adhésion de nos équipes au projet. » Parallèlement, William met en place des nouveaux process. Fini les 20 appels de relance, chacun dispose d’un accès à la GMAO pour émettre un besoin, relancer sa demande, consulter l’historique. Le technicien ne perd plus rien, il peut planifier. Et finalement, on constate que les équipes adhèrent !
« Nous tenons compte du sentiment de perdre ses repères et ses habitudes et nous nous attachons à valoriser la potentialité de l’outil et du changement qu’il va permettre ! »
William Veckman, Responsable Entretien Maintenance et Sécurité
La GMAO a gagné esprits et pratiques. Désormais, le QR code d’un local permet de retrouver à l’aide de l’application mobile CARL Flash quel équipement est défaillant et comment décrire la panne. La demande d’intervention est transmise aux techniciens. Le premier technicien disponible intervient et la demande disparaît du système. Il établit le compte-rendu puis clôture le dossier. « Chaque service avance à son rythme », précise William. « A la capitainerie, on fonctionne à l’heure exacte alors que la SAHB, qui sollicite beaucoup plus d’interventions, souhaite procéder par étape pour s’adapter ». Les objectifs sont définis tous les 6 mois, via un outil de débrief et de formulation des objectifs.
« On vise notamment à produire un état des stocks, en commençant par un suivi du déstockage et des systèmes d’alerte. Déjà en place au service Marine pour gérer la réglementation maritime. (ISM) A terme, on connectera aussi à CARL Source les outils de gestion énergétique ».
Le conseil de William Veckman ? « Il faut se montrer intelligent, à l’écoute et humble. J’ai rencontré tout le monde, j’ai pris en compte les besoins, les problématiques, les idées. La pratique est venue naturellement ». Pas de changement, en revanche, côté vignes : « quand il s’agit des vendanges, tout le monde est volontaire, moi le premier ! ».
Notre solution de Facility Management CARL Source Facility
CARL Source Facility est notre logiciel de gestion technique du patrimoine immobilier, des infrastructures et réseaux des entreprises du secteur tertiaire. Cette solution de Facility Management a été conçu en partenariat avec des acteurs majeurs du métier pour vous permettre d’optimiser la maintenance et l’exploitation de votre patrimoine immobilier. Notre gamme Facility vous offre la possibilité de maitriser celui-ci en garantissant la disponibilité des équipements et la sécurité du personnel, de suivre vos prestataires, piloter vos contrats et activités de maintenance en temps réel tout en conciliant qualité et maitrise budgétaire.
