Documentations & Maintenance : une longue histoire

Depuis que la maintenance existe,les documentations font partie des « outils » indispensables mis à la disposition des acteurs techniques pour qu’ils puissent assurer leurs missions.
De quelles documentations parle-t-on au juste ? Et pour quels usages ?

On retrouve bien évidemment les documentations techniques des équipements et installations avec leurs principales caractéristiques techniques (puissance, dimensions, débits..) A ces caractéristiques s’ajoutent des schémas techniques (hydrauliques, mécaniques, électriques, électroniques, pneumatiques…), des nomenclatures et éclatés de pièces de rechanges, des codes erreurs ou éléments d’aide au dépannage, des travaux de maintenance préventifs à opérer d’après le fabriquant…

Les plans d’installations et réseaux font également partie des documents de maintenance. II ne faut pas oublier lensemble des informations collectées au fur et à mesure de l’activité :

• Rapports d’interventions réalisés (on parle de Bon de Travail), cahiers dentretien au pied des machines…
• Rapport des organismes réglementaires qui mettent en exergue les non-conformités de sécurité à lever (ex : appareils de levage, appareils à pression, équipements électriques…)
• Planning de production ou calendriers de disponibilités des techniciens.
• Devis associés aux commandes
• Détail des budgets d’investissement
• Pour certaines pièces de rechanges : photos, plans d’usinage, certificat d’alimentarité dans les contextes agro-alimentaires

Une partie de la maintenance étant sous-traitée, les contrats détaillant les modalités dapplication (SLA, équipements concernés…) ou les conditions de garanties, sont des documents utiles pour s’assurer des modalités à respecter pour intervenir. L’utilisation des documents dans la maintenance au fil des ans Historiquement, la majorité de ces informations était stockée dans les bureaux du service maintenance, dans des classeurs, « au propre », hors de l’atelier. Les acteurs techniques devaient souvent se déplacer pour les consulter ou les photocopier avant de les emporter sur le théâtre de l’intervention.
Avec l’arrivée des GMAO, il y a une quarantaine d’années, le regroupement et la numérisation de ces documentations fait son apparition, facilitant ainsi leur accès et le partage au plus grand nombre. Certaines informations extraites de ces documentations sont ainsi transformées en données utiles pour les algorithmes de la GMAO (ex : plans de maintenance programmés, gestion des garanties, affectation automatique des contrats…). Ces automatismes facilitent la gestion au quotidien. Depuis une dizaine d’années, avec l’arrivée des smartphones et tablettes il est nécessaire d’apporter sur le terrain lensemble des informations dont les techniciens ont besoin : gammes opératoires, caractéristiques techniques, nomenclatures de pièces de rechanges, photos…

Avec le temps, le nombre d’informations et de documentations n’a fait quaugmenter : photos prises lors de diagnostiques ou échangées lors du processus de dépannage, vidéos associées lors de contrôles pour mettre en exergue les problèmes à traiter ultérieurement… Aujourd’hui, les processus de maintenance se digitalisant de plus en plus, larchivage papier disparait progressivement (même s’il reste parfois nécessaire dans certains contextes).

Les rapports des organismes de contrôles peuvent également être digitalisés intégralement depuis la société de contrôle jusque dans la GMAO des entreprises : il s’agit les PDF du rapport et leurs photos, mais aussi les données qui garantiront la traçabilité et le suivi de la levée des non-conformités •